Ministri ja Lääne-Viru omavalitsusjuhtide kohtumine algas Rakveres Villa Theresas reedel mõni minut pärast kella 13. Kokkusaamise toimumine oli pikalt ette teada ja nii Virumaa Teataja kui ka ERR soovisid sellel osaleda, kuid alates neljapäeva pärastlõunast asus ministeeriumi pressiteenistus ajakirjandust teavitama, et kokku saadakse kinniste uste taga.
Kui detailides täpne olla, siis kokkusaamise korraldaja on ministeerium, mitte omavalitsusjuhte esindav VIROL. Viimane on üritanud minister Michaliga fosforiidi teemal juba varem juttu ajada, kuid juba kokku lepitud ja avalikult välja öeldud kuupäevad pole sobinud. Sel korral aga oli ürituse korraldaja ministeerium ja kaadri tagant võis kuulda suhtumist "minister ise teab, keda ta kohtumisele kutsub".